Como acelerar a aprovação dos projetos de TI?

Como acelerar a aprovação dos projetos de TI?

A rotina de um setor de TI é pesada. Os riscos em potencial são tantos que o gestor da área pode viver resolvendo problemas urgentes, em vez de gerenciar os sistemas e criar melhorias para a empresa.

É por isso que ter habilidade para aprovar projetos é uma das características mais necessárias para qualquer gestor de tecnologia.

Especialmente em tempos de budget curto e de competição entre as áreas internas da empresa, é essencial saber como “vender” seu projeto e conseguir aprovar investimentos que tragam mais segurança e performance para a empresa através da TI.

Aprenda neste post como acelerar a aprovação dos projetos de TI!

Comece pelos benefícios do projeto de TI

É comum que projetos de TI possuam retornos intangíveis que apenas pessoas da área consigam perceber. Seu trabalho como gestor é tornar esses benefícios palpáveis, para que todos da empresa entendam claramente e de forma objetiva o que ganharão com a aprovação do projeto. Procure traduzir os benefícios na linguagem que os leigos entendam, podendo até utilizar comparativos com algo do ambiente que as pessoas conheçam.

Pense nas áreas que o seu projeto beneficiará e busque fazer alianças com elas para ganhar força diante da diretoria da empresa. Tente mostrar de maneira clara como o projeto melhorará a rotina de trabalho deles, e lembre-se de que, muitas vezes, você lidará com pessoas sem conhecimento técnico da área de TI.

Faça um mapeamento dos riscos

Qualquer projeto tem riscos e sua diretoria sabe disso. Por isso, antecipe-se e faça um mapeamento completo desses perigos, a fim de apresentar essas informações junto ao escopo dele, sempre que possível já mostrando soluções ou outros caminhos para o caso desses riscos realmente ocorrerem.

Mostre que todos os cenários possíveis serão cobertos, minimizando ao máximo o risco de prejuízos para a empresa. E você pode utilizar seus parceiros para montar essa estratégia de apresentação.

Verifique a viabilidade financeira do projeto

Por mais benefícios que um projeto traga, você não conseguirá aprová-lo sem que prove que ele é viável financeiramente. É importante fazer uma análise que mostre em números o potencial do projeto e o quanto a empresa ganhará — ou economizará — fazendo aquele investimento.

Uma boa dica para fazer essa avaliação é determinar alguns indicadores financeiros que simplificam a visão da viabilidade econômica, como:

  • retorno sobre o investimento (ROI), que determina o potencial de retorno sobre o quanto é investido;

  • valor presente líquido (VPL), que indica o valor livre do seu fluxo de caixa durante a projeção de receitas;

  • payback, que determina o momento em que o fluxo de caixa se torna positivo e o projeto passa a trazer lucros ou economia para a empresa.

Realize um roadshow antes da reunião final

A apresentação final do projeto deve servir para que você valide ideias que já são implantadas na empresa. Por isso, antes dela, faça um roadshow, ou seja, uma rodada de apresentação para os influenciadores da companhia.

Lembre-se de adaptar sua apresentação que visa à aprovação dos projetos de TI para cada público, ou seja, não adianta falar de aumento de vendas com o gerente de RH, nem de ganho em produtividade com o gerente de marketing. Seja assertivo e busque deixar clara a importância de investir em tecnologia para melhorar as rotinas de trabalho.

Quanto mais dados você reunir para apresentar, mais fácil será convencer outras áreas a defenderem seu projeto internamente. Consequentemente, isso resulta em facilidades para convencer a diretoria de que seu projeto deve sair do papel e ser desenvolvido.

E se você ainda tiver dúvidas e quiser saber mais sobre como conseguir aprovação de projetos de TI rapidamente, deixe um comentário abaixo!

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