Saiba como gerenciar usuários e grupos do SharePoint Online com o Office 365 PowerShell

Saiba como gerenciar usuários e grupos do SharePoint Online com o Office 365 PowerShell

Muitas empresas utilizam o SharePoint para desenvolver sites, já que ele pode ser empregado como um ambiente seguro para organizar, armazenar, acessar e compartilhar dados de qualquer equipamento. Para isso, basta utilizar um navegador da web, como Internet Explorer, Microsoft Edge ou Firefox. Já o Office 365 PowerShell possibilita que você gerencie o sistema e as configurações do centro de administração do Office 365 em um ambiente de linha de comando.

O PowerShell pode auxiliar você a monitorar, controlar e automatizar a gestão de aplicativos de servidor, do sistema operacional Windows e de serviços baseados em cloud computing, como o Microsoft Office 365. Integrar essas duas soluções pode gerar muitas vantagens, especialmente na gestão de usuários e grupos do SharePoint Online.

Quer saber mais sobre isso? Então continue a leitura deste post!

O que são grupos do SharePoint e como funcionam?

Cada grupo do SharePoint corresponde a uma reunião de usuários com o mesmo conjunto de permissões ou, mais especificamente, níveis de permissão. Os grupos do SharePoint conseguem facilitar a incumbência de se atribuir e gerir o acesso a portais/sites.

No lugar de controlar o conteúdo gerado e o acesso a páginas online de cada usuário por vez, é possível usar esses grupos para conceder o mesmo nível de permissão a múltiplas pessoas em uma só ocasião. Geralmente os indivíduos de um grupo do SharePoint executam semelhantes tarefas em um site, necessitando do mesmo nível de permissão, o que torna esse recurso bastante vantajoso.

Você consegue distribuir e organizar os participantes em quantos grupos desejar, isso de acordo com a complexidade e o tamanho do site/empresa.

Dependendo da complexidade, das demandas do setor de TI e dos requisitos empresariais, muitas organizações desenvolvem estratégias customizadas para administrar o acesso aos seus recursos. Por exemplo, é possível ter um subsite especial com uma solução exclusiva projetada para guardar, de modo seguro, dados confidenciais e críticos, o que é facilitado pelo SharePoint.

Para simplificar o processo de criação e gerar mais conveniência, o próprio SharePoint predefine grupos específicos junto aos níveis de permissão vinculados. Esses tipos são conhecidos como os grupos padrão e os níveis de permissão padrão do SharePoint. Ao criar um site, o programa opta por alguns dos grupos padrão para atribuir a ele, tendo por base o modelo escolhido, como Site de Publicação, Site da Equipe, entre outros.

O que é o SharePoint Online?

No lugar de instalar e implementar o SharePoint Server nos computadores da empresa, é possível assinar o serviço autônomo do SharePoint Online ou um plano do Office 365 para ter acesso aos seus recursos diretamente na nuvem. Desse modo, seus colaboradores poderão criar sites com o propósito de compartilhar documentos, dados e informações com parceiros, clientes, colegas etc.

Para que servem os seus grupos?

A atribuição de níveis de permissão a grupos no lugar de indivíduos permite que você classifique conjuntos, combinando facilmente os indivíduos que utilizam de modo semelhante o site. Por exemplo, é possível vincular em grupos aqueles que só necessitam examinar o conteúdo do site ou os que somente precisam editar informações.

Além disso, os grupos possibilitam que você:

  • simplifique a manutenção das páginas para você e também para os futuros proprietários dele;

  • assegure que os usuários que executam tarefas semelhantes tenham níveis de acesso parecidos;

  • garanta que os indivíduos adquiram somente o acesso necessário.

O que você pode fazer em um grupo do SharePoint?

Caso seja proprietário de um site ou administrador de um conjunto de sites, você pode criar e excluir grupos do SharePoint, bem como modificar a associação de grupos para ter mais controle sobre quem acessa esses grupos e seus conteúdos.

Qualquer usuário que tenha a permissão de criar grupos e de gerenciar permissões consegue um controle total para fazer e administrar novos grupos. Além de criar e deletar esses conjuntos, ele poderá:

  • incluir usuários em determinado grupo;

  • remover usuários de um ou mais grupos

  • conceder acesso a um grupo ou a um site;

  • atribuir diferentes níveis de permissão a um ou mais grupos;

  • adicionar ou modificar um administrador de um conjunto de sites.

Como é possível gerenciar esses grupos/usuários com o Office 365 PowerShell?

Antes de mostrar a relação entre os grupos do SharePoint e o Office 365 PowerShell, é interessante destacar que, por meio dos Grupos do Office 365, é possível gerenciar algumas tarefas, como:

  • atualizar algumas listas de distribuição voltadas para Grupos do Office 365;

  • controlar e monitorar quem pode fazer Grupos do Office 365;

  • controlar e gerenciar o acesso de convidados aos Grupos do Office 365;

  • administrar grupos de modo dinâmico no Azure Active Directory;

  • utilizar o cmdlet Add-UnifiedGroupLinks para incluir centenas ou milhares de usuários a Grupos do Office 365.

Agora que você já sabe suas possibilidades, tenha em mente que a primeira coisa a fazer é se conectar ao PowerShell diretamente do Office 365. Após isso, você poderá acessar o PowerShell do próprio SharePoint.

Conectar-se ao PowerShell do SharePoint Online

Antes de iniciar o uso do PowerShell para administrar grupos no SharePoint Online, verifique se o SharePoint Online Management Shell está instalado no seu equipamento. Ele corresponde a uma ferramenta que possui um módulo do Windows PowerShell para gerir a sua assinatura do SharePoint Online no Office 365.

Caso não esteja instalado, você precisará baixá-lo e fazer a instalação em cada computador que está executando SharePoint Online e os comandos do PowerShell. Para prosseguir com a conexão dessas duas ferramentas, abra o prompt de comando do Shell de gerenciamento do SharePoint Online. Na tela de início, prossiga digitando sharepoint e clique no Shell de gerenciamento do SharePoint Online.

Depois disso você poderá se conectar usando nome e senha ou autenticação por multifator (MFA). Para tanto, você precisará utilizar os comandos de conexão e autenticação para ficar apto a executar comandos do SharePoint Online.

Gerenciar grupos/usuários com o Office 365 PowerShell

O Office 365 PowerShell pode ser usado para gerenciar sites, listas grandes com usuários e grupos do SharePoint Online, tornando a gestão deles mais fácil e simples. Após ter conectado ambos, você conseguirá:

  • obter uma lista de usuários, grupos e sites — passo esse importante e necessário para gerenciar usuários e grupos;

  • incluir um usuário ao grupo de administradores de um site;

  • adicionar um ou mais usuários a grupos de administradores de conjunto de sites;

  • fazer um grupo de conjunto de sites.

Além disso, você terá como remover ou excluir usuários de um grupo, site ou ainda de todos os sites.

Graças ao shell de gerenciamento do SharePoint Online e ao uso de arquivos CSV, esse procedimento se torna rápido e fácil. Você empregará o Windows PowerShell para retirar um usuário de um grupo de segurança de um conjunto de sites. Usando um arquivo CSV, você também conseguirá remover múltiplos usuários de sites distintos.

Também há como automatizar a gestão de grandes listas de grupos e usuários. Para incluir uma grande quantidade de contas aos sites do SharePoint, bem como conceder permissões, dá para utilizar o centro de administração do Office 365. Isso é igualmente possível por meio de comandos individuais do PowerShell ou do PowerShell e um arquivo CSV — entre essas alternativas, o arquivo CSV é o modo mais rápido para automatizar a atividade.

O processo básico é simples, bastando gerar um arquivo CSV que tenha cabeçalhos (colunas) que correspondem aos parâmetros que o script do Windows PowerShell necessita. Para isso, você consegue criar facilmente uma lista no Excel e exportá-la em um arquivo com formato CSV. Depois, você precisa utilizar um script do Windows PowerShell para repetir por meio de registros (linhas) no arquivo CSV, incluindo os usuários a grupos e os grupos aos sites.

Um exemplo simples: primeiramente criamos um arquivo CSV para a definição de um grupo de conjuntos de permissões, sites e grupos. Logo depois geramos um arquivo CSV com o propósito de popular os grupos com os usuários. Por fim, geramos e executamos um script simples e básico do Windows PowerShell, que cria e preenche cada um dos grupos.

Vale destacar que, para realizar corretamente as funções possíveis mencionadas acima, existem comandos especiais que devem ser inseridos. Com base nisso, você conseguirá aproveitar todas as potencialidades da integração dessas ferramentas, otimizando seu investimento e simplificando a sua gestão de sites, usuários e grupos.

Ficou com alguma dúvida sobre como gerenciar usuários e grupos do SharePoint Online com o Office 365 PowerShell? Entre em contato com nossa equipe para que possamos ajudar!

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