6 passos para reduzir os custos com legalização e licenciamento Microsoft

Você já parou para pensar se o seu modelo de gestão do licenciamento Microsoft está sendo aproveitado ao máximo na empresa? Como fazer para garantir mais produtividade gastando menos com essas licenças?

Reduzir custos desse tipo não parecem tão simples, na maioria das vezes, mas basta colocar as competências de um bom gestor em prática para encontrar a melhor solução. Quer descobrir como? Então, veja os 6 passos que preparamos para você!

1. Fazer um bom planejamento da sua estrutura

O primeiro passo para qualquer tipo de gestão tecnológica e de infraestrutura começa sempre antes de sua implementação. Ela tem início no planejamento, que determina as melhores soluções, uma previsão de custos e alternativas flexíveis para adequar o que a empresa precisa ao que ela tem disponível para investimento.

No caso do licenciamento Microsoft, esse plano começa a ser traçado por um levantamento do seu inventário. Quais aquisições serão necessárias, quais serviços são indispensáveis ou softwares que precisam estar disponíveis para um número maior de usuários — esse é o tipo de questionamento que guiará a sua redução de custos com licenças.

O exemplo mais fácil de entender nesse caso é das licenças do Windows. Adquirir a licença do Windows 10 através de contratos de licenciamento da Microsoft tem um custo bem maior do que adquiri-la junto com o novo PC. Ao adquirir a licença OEM junto com o novo PC, você terá todo o suporte do fabricante para instalação do Windows 10 com os drivers corretos e a otimização necessária para obter o melhor desempenho. Sabendo dessa diferença, o gerente de TI pode se antecipar às necessidades da empresa e planejar a renovação do sistema junto com uma atualização de hardware.

2. Consultar um Especialista

Mas não são apenas as licenças OEM que podem gerar economia para a infraestrutura da empresa.
Ao invés de adquirir licenças perpétuas, que são ativos vinculados a sua empresa, hoje você pode fazer uma assinatura destas licenças, reduzindo o investimento inicial, reduzindo o custo de gestão destes ativos e obtendo muitos outros serviços sem custo adicional.
O Office 365 é a assinatura mais popular. O preço total é diluído em uma assinatura mensal e a empresa pode aumentar ou diminuir a quantidade de licenças ou mudar o plano sempre que necessário.

É sempre importante consultar um especialista em licenciamento para que você possa adquirir o melhor plano e após a aquisição, o especialista pode ajudar com a ativação das licenças, treinamento para administrar e utilizar todos os recursos oferecidos, obtendo desta forma o melhor retorno do investimento (ROI).

O Office 365 é o exemplo mais popular nesse sentido dentro da empresa. O preço total é diluído em uma assinatura e não há amarras no modelo — a empresa desliga o contrato ou muda para novos planos sempre que necessário.

E é nessa facilidade que o gerente de TI pode se perder. Tanto que, para adquirir as licenças mais úteis e econômicas, é preciso gerir esses ativos de forma inteligente. Isso significa monitorar a subutilização ou gargalos, o comportamento dos usuários dentro do sistema e o ROI que cada licença traz para o negócio.

3. Treinar e monitorar os usuários

A colaboração de todos os usuários é muito importante para garantir uma redução de custos dentro da empresa. É preciso investir em comunicação interna e treinamento para entender se estão utilizando os recursos adquiridos em sua plenitude.

Gerenciar o cadastro de usuários que estão utilizando as licenças por assinatura se tornou muito mais simples e rápido. A substituição de um usuário que saiu da empresa por um novo usuário é instantânea e não é necessário adquirir uma nova licença durante a transição.
Ou seja, o treinamento dos usuários e o monitoramento dos recursos em uso é uma forma de garantir o melhor retorno do investimento e ainda identificar oportunidades de economia na cadeia produtiva.

Lembre-se sempre que um bom gerente de TI não pode apenas implementar um software seguro e eficiente, mas também precisa preparar os usuários para utiliza-los da melhor forma possível e garantir o uso legal dos softwares na empresa.

4. Evitar o uso de software alternativos (Shadow IT)

Uma política fraca de segurança permite que os usuários utilizem softwares alternativos (Shadow IT) e desconhecidos da gerência de TI, que trazem para sua empresa um grande risco, comprometendo seu investimento e facilitando o uso ilegal de software.

O dano mais comum nesse caso é a aquisição de licenças desnecessárias ou sem o conhecimento da TI, que aos poucos corroem sua capacidade de investimento no futuro.

Quando se faz um planejamento a longo prazo, é possível negociar a redução de até 25% gasto com licenças de software ao longo do tempo.

Mas ainda mais danoso para o negócio é a utilização de softwares piratas. Quando não há uma boa política de segurança para monitorar o uso desses softwares, a empresa corre o risco de ser fiscalizada e ter que pagar multas (ou até responder judicialmente) por uso indevido das licenças.

5. Investir na nuvem

A capacidade de contabilizar sua estrutura permite ao gerente de TI contratar o melhor pacote de SaaS, armazenamento ou virtualização, além de economizar com equipamentos físicos e liberar a equipe de tarefas pouco estratégicas como manutenção e suporte aos outros departamentos.

No caso do Azure e do Office 365, o suporte é por conta da própria Microsoft — uma forma de aumentar a disponibilidade e a agilidade nos chamados e, por consequência, tornar a empresa mais produtiva.

Além de facilitar a gestão da cobrança (na nuvem é possível bilhetar todos os custos da utilização do sistema), o modelo de cloud computing é flexível na oferta e nos custos para se adequar ao que sua empresa precisa.

Com todas as vantagens da nuvem, como a flexibilidade de pagamento, o baixo investimento inicial, a grande capacidade computacional e a vantagem do mais alto nível de segurança, a pirataria virou coisa do passado.

6. Contar com a ajuda de uma empresa especializada

Todos esses passos para reduzir custos com licenças pode ser potencializado se você contar com ajuda especializada, desde o planejamento até a migração, implementação, treinamento e a gestão de uso de todos os recursos.

Um exemplo de como uma parceira tecnológica pode te orientar é na indicação do melhor tipo de licença para cada uso.
Não é raro ver empresas que são punidas pela Microsoft por usarem erroneamente uma licença Home Office ou Student em um ambiente corporativo para o qual não são autorizadas.

Empresas especializadas desempenham este papel: analisar e organizar seu inventário atual, entender suas necessidades de recursos e licenças e, a partir daí, sugerir o melhor destino para o seu investimento — maximizando a economia e o aumento da produtividade.

Portanto, é hora de você otimizar o licenciamento Microsoft para conseguir mais pagando menos. Um bom planejamento e uma boa gestão são a fórmula infalível para um sistema eficiente, confiável e de acordo com todas suas regras de compliance.

Se é isso que você precisa neste momento, que tal entrar em entrar em contato com a Combina para uma avaliação? Nós podemos encontrar o melhor caminho para você lidar com o licenciamento Microsoft na sua empresa!